Manajemen Proyek
Sebelum kita membahas apa itu manajemen proyek, kta harus memahami dulu pengertian proyek. Proyek merupakan rangkaian tugas atau aktifitas yang memiliki suatu tujuan tertentu yang harus diselesaikan sesuai dengan waktu, biaya dan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Manajemen proyek adalah pengelolaan suatu proyek yang mencakup proses pelingkupan, perencanaan, penyediaan staff, pengorganisasian, dan pengontrolan suatu proyek.
Microsoft Project 2003
Berdasarkan survei dinyatakan bahwa Microsoft Project merupakan suatu alat bantu atau tools yang menduduki peringkat pertama sebagai alat bantu dalam mendukung manajemen proyek. Hal ini merupakan implikasi dari kehandalan software aplikasi tersebut menangani manajement proyek.
MS Project adalah merupakan tools yang dapat membantu peyusunan perencanaan dan pemantauan jadwal suatu proyek. Tools tersebut sangat membantu dalam perhitungan jadwal suatu proyek secara terperinci kegiatan demi kegiatan yang merupakan keluaran dari Microsoft.
MS. Project membatu melakukan perencanaan dan dan pemantauan terhadap penggunaan sumberdaya. Aplikasi tersebut juga dapat mencatat kebutuhan tenaga kerja pada setiap sector kegiatan, mencatat jam kerja para pegawai, jam lembur, dan perhitungan pengeluaran biaya tenaga kerja pada beberapa kegiatan. Tools ini juga dapat menyajikan laporan pada setiap posisi sesuai perkembangan yang terjadi pada proyek.
Controlling
Salah satu fase dalam siklus manajemen adalah fase pengontrolan. Fase pengontrolan merupakan fase untuk memonitor dan mengontrol kemajuan proyek, Intensitas pencatatan sangat tergantung dari tingkat kerumitan dan besar kecilnya suatu proyek.
Pencapaian sasaran yang telah ditetapkan tidaklah cukup hanya dengan organisasi dan kepemimpinan yang handal serta motifasi bekerja yang tinggi. Tanpa disertai dengan pengawasan dan pengendalian, maka mustahil proyek dapat berjalan dengan baik.
Tujuan pengawasan dan pengendalian adalah memantau, mengkaji mengadakan koreksi, dan membimbing agar yang telah ditetapkan bisa terlaksana sesuai dengan perencanaan. Pelaksanaan proyek berlangsung dengan sangat cepat sehingga bila tidak dilakukan pengawasan dan pengendalian yang cukup akan mengakibatkan terjadinya penyimpangan yang sulit untuk diperbaiki. Sistem pengendalian yang realistis perlu dilengkapi dengan metode yang dapat segera memberikan petunjuk atau mengungkapkan adanya penyimpangan (varian).
Penyimpangan
Mengidentifikasi penyimpangan berarti menganalisa data-data pelaporan pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu dan membandingkannya dengan yang telah direncanakan. Pewrbedaan pada jadwal berarti penyimpangan terhadap waktu, sedangkan perbedaan terhadap biaya berarti penyimpangan terhadap anggaran. Macam penyimpangan yang sering ditemui dalam melaksanakan proyek adalah :
Penyimpangan waktu terhadap jadwal
Penyimpangan biaya terhadap anggaran.
Tanggal mulai terhadap rencana.
Tanggal selesai terhadap rencana.
Jumlah sumber daya terhadap anggara.
Konsep nilai hasil
Selain dapat menunjukkan prestasi kegiatan, earned value concept dapat pula memperkirakan keadaan masa depan proyek. Proyeksi masa depan proyek merupakan informasi yang sangat berguna bagi pengelolaan maupun pemilik, karena dengan informasi tersebut dapat disusun langkah-langkah selanjutnya.
Konsep nilai hasil atau earned value consept adalah menghitung besarnya biaya yang menurut anggaran sesuai dengan kegiatan yang telah diselesaikan.
Mengitegrasi Anggaran dan Jadwal
Metode kurva S bertujuan mengetahui nilai kegiatan yang telah diselesaikan. Dengan demikian, tercermin kemajuan pelaksanaan kegiatan yang direncanakan dalam kontrak. Berbeda dengan metode earned value yang mengidentifikasi antara biaya yang dikeluarkan dengan yang direncanakan. Metode tersebut memadukan unsur-unsur prestasi, biaya, dan jadwal.
Analisa dengan metode tersebut memerlukan indikator-indikator sebagai berikut:
ACWP (Actual Cost of Work Performance) yaitu jumlah biaya yang sesungguhnya terpakai untuk kegiatan yang telah dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu.
BCWP (Bubgeted Cost of Work Performance) yaitu jumlah anggaran yang yang senilai untuk kegiatan yang telah dilaksanakan.
BCWS (Bubgeted Cost of Work Scheduled) yaitu anggaran yang direncanakan untuk kegiatan yang dilaksankan.
Analisa Penyimpangan Jadwal dan Biaya
Melalui indikator di atas, kinerja pengelolaan biaya dan jadwal dapat diklsifikasikan sebagai berikut:
Perbedaan Jadwal (Schedule Variance), SV = BCWP-BCWS
Schedule Variance = 0, proyek tepat waktu
> 0, lebih cepat
< cv =" BCWP-" variance =" 0,"> 0, biaya lebih kecil/hemat
< spi =" BCWP/BCWS" spi =" 1,"> 1, proyek lebih cepat
< cpi =" BCWP/ACWP" cpi =" 1,"> 1, biaya proyek lebih kecil
< etc =" (BAC-BCWP)/CPI">Mempercepat Waktu Penyelesaian
Waktu yang disediakan oleh pemilik proyek terkadang sangat terbatas. Hal tersebut dikarenakan keterlambatan dalam perencanaan atau keperluan mendesak untuk segera menyelesaikan poroyek. Hal lain bisa karena perubahan situasi pasar. Setelah kegiatan berlangsung beberapa waktu, pemilik ingin mempercepat penyelesaian proyek agar produksi yang dihasilkan dapat mengisi pasar mendahului saingannya. Kekurangan waktu juga dapat terjadi karena kendala-kendala lapangan.
Percepatan Jadwal
Untukdapat menyelesaikan proyek dengan waktu yang tersedia, jadwal pelaksanaan pada kegiatan-kegiatan yang berada pada lintasan kritis perlu dipercepat. Cara terbaik untuk mempercepat selesainya suatu kegiatan adalah dengan menambah sumber daya sehingga produktivitas perharinya meningkat. Akan tetapi keterbatasan sumberdaya seringkali menjadi hambatan yang sangat serius. Ada beberapa langkah yang diambil untu dapat mempercepat proyek tanpa menambah sumberdaya yang telah ada.
- Tanpa Tambahan Biaya
Untu dapat menyelesaikan kegiatan lebih cepat, biasanya biaya tambahan yang dibutuhkan lebih besar dari harga standar. Akan tetapi ada beberapa cara/kiat untuk mempercepat jadwal proyek tanpa menambah biaya, yaitu mengatur kembali jadwal yang terlambat.
- Kegiatan Tumpang Tindih
Setiap kegiatan di dalam proyek memiliki hubungan ketergantungan, dimana sebuah kegiatan tidak berarti bila tidak bermanfaat bagi kegiatan lainnya. Penghubung tugas memerlukan hubungan malai – selesai (finish to start) antar tugas yang dipilih. Jika suatu kegiatan selesai, kegiatan berikutnya bisa dimulai. Akan tetapi aturan dasar tersebut akan banyak menghabiskan waktu. Pemendekan waktu dapat dilakukan dengan penumpukan kegiatan sehingga akan mempercepat waktu tunggu dimulainya suatu tugas. Usaha menyusun kembali urutan kegiatan yang mengikuti logika ketergantungan akan dipermudah dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan berkut:
Kegiatan apa yang harus dimulai terlebih dahulu
Kegiatan apa yang berikutnya akan dikerjakan
Adakah kegiatan-kegiatan yang dapat berlangsung sejajar
Pelukah kegiatan tertentu menunggu kegiatan yeng lain.
-Memutus atau Memindahkan Hubungan Ketergantungan.
Hubungan ketergantungan antar kegiatan terkadang juga berdasarkan pemanfaatan tenaga kerja bukan secara teknis. Hubungan ketergantungan yang demikian dapat diputuskan atau memindahkannya apabila ketergantungan tersebut dapat menyebabkan keterlambatan.
- Saling Tukar Tenaga Kerja
Penambahan tenaga kerja pada kegiatan yang berada pada lintasan kritis dapat mempercepat selesainya proyek. Akan tetapi, keterbatasan tenaga kerja selalu menjadi kendala. Cara lain untuk menambah tenaga kerja pada kegiatan lintasan kritis adalah dengan mengambil atau memindahkan tenaga kerja yang berada pada kegiatan yang tidak kritis. Akibat hal tersebut, kegiatan yang dipindah tenaga kerjanya menjadi tertunda. Selama kegiatan tersebut tertunda dalam batas waktu luang (free float) tidaklah menjadi masalah. Metode saling tukar tenaga kerja dapat dipakai bila tenaga kerja yang dipertukarkan memiliki keahliah yang sama. Akan tetapi bila keahliannya berbeda, mereka tidak dapat dipertukarkan.
- Membeli Waktu dengan Biaya
Kegiatan-kegiatan dapat diselesaikan dengan biaya normal dan waktu normal pula, Jika ingin diselesaikan dengan waktu dipercepat, maka biaya akan meningkat. Proses mempercepat waktu dikenal dengan cresh program. Cara tersebut dapat dilakukan apabila penambahan jumlah sumber daya ( tenaga kerja, material,peralata,biaya) tidak menjadi kendala.
- Penambahan Sumber Daya Berkualitas
Penambahan sumber daya yang kualitasnya lebih baik dapat mempercepat waktu kegiatan, namun biaya penggunaan sumber daya tersebut berbeda dengan biaya sumber daya yang normal. Prosedur untuk mempersingkat waktu dengan penambahan sumber daya adalah sebagai berikut:
Tentukan lintasan kritis yang sangat berpengaruh terhadap waktu akhir proyek
Tentukan biaya normal masing-masing kegiatan
Menghitung penambahan (slope) masing-masing kegiatan
Mempercepat kegiatan pada lintasan kritis yang penambahan biayanya paling murah
Penambahan Waktu Kerja atau Lembur
Penambahan tenaga kerja seringkali menjadi hambatan. Hal tersebut disebabkan sulitnya mencari tenaga kerja yang terampil atau sesuai dengan kebutuhan. Keterbatasan ruang kerja untuk menyelesaikan kegiatan juga mengakibatkan tidak efektifnya penambahan tenaga kerja. Metode yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi keterlambatan proyek adalah dengan penambahan jam kerja atau lembur, dimana penurunan kinerja dan penambahan biaya tenaga kerja pada penambahan waktu tetap ditoleransi.
Pelaksanaan metode lembur harus terlebih dahulu memenuhi kriteria-kriteria berikut:
- bersedianya pekerja untk lembur
- adanya ijin dari owner/pemilik proyek
- tersedianya sarana untuk melaksanakan kerja lembur
Semoga uraian da atas dapat bermanfaat bagi para pembaca, terutama bagi para penelola proyek
Sebelum kita membahas apa itu manajemen proyek, kta harus memahami dulu pengertian proyek. Proyek merupakan rangkaian tugas atau aktifitas yang memiliki suatu tujuan tertentu yang harus diselesaikan sesuai dengan waktu, biaya dan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Manajemen proyek adalah pengelolaan suatu proyek yang mencakup proses pelingkupan, perencanaan, penyediaan staff, pengorganisasian, dan pengontrolan suatu proyek.
Microsoft Project 2003
Berdasarkan survei dinyatakan bahwa Microsoft Project merupakan suatu alat bantu atau tools yang menduduki peringkat pertama sebagai alat bantu dalam mendukung manajemen proyek. Hal ini merupakan implikasi dari kehandalan software aplikasi tersebut menangani manajement proyek.MS Project adalah merupakan tools yang dapat membantu peyusunan perencanaan dan pemantauan jadwal suatu proyek. Tools tersebut sangat membantu dalam perhitungan jadwal suatu proyek secara terperinci kegiatan demi kegiatan yang merupakan keluaran dari Microsoft.
MS. Project membatu melakukan perencanaan dan dan pemantauan terhadap penggunaan sumberdaya. Aplikasi tersebut juga dapat mencatat kebutuhan tenaga kerja pada setiap sector kegiatan, mencatat jam kerja para pegawai, jam lembur, dan perhitungan pengeluaran biaya tenaga kerja pada beberapa kegiatan. Tools ini juga dapat menyajikan laporan pada setiap posisi sesuai perkembangan yang terjadi pada proyek.
Controlling
Salah satu fase dalam siklus manajemen adalah fase pengontrolan. Fase pengontrolan merupakan fase untuk memonitor dan mengontrol kemajuan proyek, Intensitas pencatatan sangat tergantung dari tingkat kerumitan dan besar kecilnya suatu proyek.
Pencapaian sasaran yang telah ditetapkan tidaklah cukup hanya dengan organisasi dan kepemimpinan yang handal serta motifasi bekerja yang tinggi. Tanpa disertai dengan pengawasan dan pengendalian, maka mustahil proyek dapat berjalan dengan baik.
Tujuan pengawasan dan pengendalian adalah memantau, mengkaji mengadakan koreksi, dan membimbing agar yang telah ditetapkan bisa terlaksana sesuai dengan perencanaan. Pelaksanaan proyek berlangsung dengan sangat cepat sehingga bila tidak dilakukan pengawasan dan pengendalian yang cukup akan mengakibatkan terjadinya penyimpangan yang sulit untuk diperbaiki. Sistem pengendalian yang realistis perlu dilengkapi dengan metode yang dapat segera memberikan petunjuk atau mengungkapkan adanya penyimpangan (varian).
Penyimpangan
Mengidentifikasi penyimpangan berarti menganalisa data-data pelaporan pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu dan membandingkannya dengan yang telah direncanakan. Pewrbedaan pada jadwal berarti penyimpangan terhadap waktu, sedangkan perbedaan terhadap biaya berarti penyimpangan terhadap anggaran. Macam penyimpangan yang sering ditemui dalam melaksanakan proyek adalah :
Penyimpangan waktu terhadap jadwal
Penyimpangan biaya terhadap anggaran.
Tanggal mulai terhadap rencana.
Tanggal selesai terhadap rencana.
Jumlah sumber daya terhadap anggara.
Konsep nilai hasil
Selain dapat menunjukkan prestasi kegiatan, earned value concept dapat pula memperkirakan keadaan masa depan proyek. Proyeksi masa depan proyek merupakan informasi yang sangat berguna bagi pengelolaan maupun pemilik, karena dengan informasi tersebut dapat disusun langkah-langkah selanjutnya.
Konsep nilai hasil atau earned value consept adalah menghitung besarnya biaya yang menurut anggaran sesuai dengan kegiatan yang telah diselesaikan.
Mengitegrasi Anggaran dan Jadwal
Metode kurva S bertujuan mengetahui nilai kegiatan yang telah diselesaikan. Dengan demikian, tercermin kemajuan pelaksanaan kegiatan yang direncanakan dalam kontrak. Berbeda dengan metode earned value yang mengidentifikasi antara biaya yang dikeluarkan dengan yang direncanakan. Metode tersebut memadukan unsur-unsur prestasi, biaya, dan jadwal.
Analisa dengan metode tersebut memerlukan indikator-indikator sebagai berikut:
ACWP (Actual Cost of Work Performance) yaitu jumlah biaya yang sesungguhnya terpakai untuk kegiatan yang telah dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu.
BCWP (Bubgeted Cost of Work Performance) yaitu jumlah anggaran yang yang senilai untuk kegiatan yang telah dilaksanakan.
BCWS (Bubgeted Cost of Work Scheduled) yaitu anggaran yang direncanakan untuk kegiatan yang dilaksankan.
Analisa Penyimpangan Jadwal dan Biaya
Melalui indikator di atas, kinerja pengelolaan biaya dan jadwal dapat diklsifikasikan sebagai berikut:
Perbedaan Jadwal (Schedule Variance), SV = BCWP-BCWS
Schedule Variance = 0, proyek tepat waktu
> 0, lebih cepat
< cv =" BCWP-" variance =" 0,"> 0, biaya lebih kecil/hemat
< spi =" BCWP/BCWS" spi =" 1,"> 1, proyek lebih cepat
< cpi =" BCWP/ACWP" cpi =" 1,"> 1, biaya proyek lebih kecil
< etc =" (BAC-BCWP)/CPI">Mempercepat Waktu Penyelesaian
Waktu yang disediakan oleh pemilik proyek terkadang sangat terbatas. Hal tersebut dikarenakan keterlambatan dalam perencanaan atau keperluan mendesak untuk segera menyelesaikan poroyek. Hal lain bisa karena perubahan situasi pasar. Setelah kegiatan berlangsung beberapa waktu, pemilik ingin mempercepat penyelesaian proyek agar produksi yang dihasilkan dapat mengisi pasar mendahului saingannya. Kekurangan waktu juga dapat terjadi karena kendala-kendala lapangan.
Percepatan Jadwal
Untukdapat menyelesaikan proyek dengan waktu yang tersedia, jadwal pelaksanaan pada kegiatan-kegiatan yang berada pada lintasan kritis perlu dipercepat. Cara terbaik untuk mempercepat selesainya suatu kegiatan adalah dengan menambah sumber daya sehingga produktivitas perharinya meningkat. Akan tetapi keterbatasan sumberdaya seringkali menjadi hambatan yang sangat serius. Ada beberapa langkah yang diambil untu dapat mempercepat proyek tanpa menambah sumberdaya yang telah ada.
- Tanpa Tambahan Biaya
Untu dapat menyelesaikan kegiatan lebih cepat, biasanya biaya tambahan yang dibutuhkan lebih besar dari harga standar. Akan tetapi ada beberapa cara/kiat untuk mempercepat jadwal proyek tanpa menambah biaya, yaitu mengatur kembali jadwal yang terlambat.
- Kegiatan Tumpang Tindih
Setiap kegiatan di dalam proyek memiliki hubungan ketergantungan, dimana sebuah kegiatan tidak berarti bila tidak bermanfaat bagi kegiatan lainnya. Penghubung tugas memerlukan hubungan malai – selesai (finish to start) antar tugas yang dipilih. Jika suatu kegiatan selesai, kegiatan berikutnya bisa dimulai. Akan tetapi aturan dasar tersebut akan banyak menghabiskan waktu. Pemendekan waktu dapat dilakukan dengan penumpukan kegiatan sehingga akan mempercepat waktu tunggu dimulainya suatu tugas. Usaha menyusun kembali urutan kegiatan yang mengikuti logika ketergantungan akan dipermudah dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan berkut:
Kegiatan apa yang harus dimulai terlebih dahulu
Kegiatan apa yang berikutnya akan dikerjakan
Adakah kegiatan-kegiatan yang dapat berlangsung sejajar
Pelukah kegiatan tertentu menunggu kegiatan yeng lain.
-Memutus atau Memindahkan Hubungan Ketergantungan.
Hubungan ketergantungan antar kegiatan terkadang juga berdasarkan pemanfaatan tenaga kerja bukan secara teknis. Hubungan ketergantungan yang demikian dapat diputuskan atau memindahkannya apabila ketergantungan tersebut dapat menyebabkan keterlambatan.
- Saling Tukar Tenaga Kerja
Penambahan tenaga kerja pada kegiatan yang berada pada lintasan kritis dapat mempercepat selesainya proyek. Akan tetapi, keterbatasan tenaga kerja selalu menjadi kendala. Cara lain untuk menambah tenaga kerja pada kegiatan lintasan kritis adalah dengan mengambil atau memindahkan tenaga kerja yang berada pada kegiatan yang tidak kritis. Akibat hal tersebut, kegiatan yang dipindah tenaga kerjanya menjadi tertunda. Selama kegiatan tersebut tertunda dalam batas waktu luang (free float) tidaklah menjadi masalah. Metode saling tukar tenaga kerja dapat dipakai bila tenaga kerja yang dipertukarkan memiliki keahliah yang sama. Akan tetapi bila keahliannya berbeda, mereka tidak dapat dipertukarkan.
- Membeli Waktu dengan Biaya
Kegiatan-kegiatan dapat diselesaikan dengan biaya normal dan waktu normal pula, Jika ingin diselesaikan dengan waktu dipercepat, maka biaya akan meningkat. Proses mempercepat waktu dikenal dengan cresh program. Cara tersebut dapat dilakukan apabila penambahan jumlah sumber daya ( tenaga kerja, material,peralata,biaya) tidak menjadi kendala.
- Penambahan Sumber Daya Berkualitas
Penambahan sumber daya yang kualitasnya lebih baik dapat mempercepat waktu kegiatan, namun biaya penggunaan sumber daya tersebut berbeda dengan biaya sumber daya yang normal. Prosedur untuk mempersingkat waktu dengan penambahan sumber daya adalah sebagai berikut:
Tentukan lintasan kritis yang sangat berpengaruh terhadap waktu akhir proyek
Tentukan biaya normal masing-masing kegiatan
Menghitung penambahan (slope) masing-masing kegiatan
Mempercepat kegiatan pada lintasan kritis yang penambahan biayanya paling murah
Penambahan Waktu Kerja atau Lembur
Penambahan tenaga kerja seringkali menjadi hambatan. Hal tersebut disebabkan sulitnya mencari tenaga kerja yang terampil atau sesuai dengan kebutuhan. Keterbatasan ruang kerja untuk menyelesaikan kegiatan juga mengakibatkan tidak efektifnya penambahan tenaga kerja. Metode yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi keterlambatan proyek adalah dengan penambahan jam kerja atau lembur, dimana penurunan kinerja dan penambahan biaya tenaga kerja pada penambahan waktu tetap ditoleransi.
Pelaksanaan metode lembur harus terlebih dahulu memenuhi kriteria-kriteria berikut:
- bersedianya pekerja untk lembur
- adanya ijin dari owner/pemilik proyek
- tersedianya sarana untuk melaksanakan kerja lembur
Semoga uraian da atas dapat bermanfaat bagi para pembaca, terutama bagi para penelola proyek
No comments:
Post a Comment