Monday, September 17, 2007

Microsoft Project



Manajemen Proyek

Sebelum kita membahas apa itu manajemen proyek, kta harus memahami dulu pengertian proyek. Proyek merupakan rangkaian tugas atau aktifitas yang memiliki suatu tujuan tertentu yang harus diselesaikan sesuai dengan waktu, biaya dan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Manajemen proyek adalah pengelolaan suatu proyek yang mencakup proses pelingkupan, perencanaan, penyediaan staff, pengorganisasian, dan pengontrolan suatu proyek.

Microsoft Project 2003

Berdasarkan survei dinyatakan bahwa Microsoft Project merupakan suatu alat bantu atau tools yang menduduki peringkat pertama sebagai alat bantu dalam mendukung manajemen proyek. Hal ini merupakan implikasi dari kehandalan software aplikasi tersebut menangani manajement proyek.

MS Project adalah merupakan tools yang dapat membantu peyusunan perencanaan dan pemantauan jadwal suatu proyek. Tools tersebut sangat membantu dalam perhitungan jadwal suatu proyek secara terperinci kegiatan demi kegiatan yang merupakan keluaran dari Microsoft.
MS. Project membatu melakukan perencanaan dan dan pemantauan terhadap penggunaan sumberdaya. Aplikasi tersebut juga dapat mencatat kebutuhan tenaga kerja pada setiap sector kegiatan, mencatat jam kerja para pegawai, jam lembur, dan perhitungan pengeluaran biaya tenaga kerja pada beberapa kegiatan. Tools ini juga dapat menyajikan laporan pada setiap posisi sesuai perkembangan yang terjadi pada proyek.


Controlling


Salah satu fase dalam siklus manajemen adalah fase pengontrolan. Fase pengontrolan merupakan fase untuk memonitor dan mengontrol kemajuan proyek, Intensitas pencatatan sangat tergantung dari tingkat kerumitan dan besar kecilnya suatu proyek.

Pencapaian sasaran yang telah ditetapkan tidaklah cukup hanya dengan organisasi dan kepemimpinan yang handal serta motifasi bekerja yang tinggi. Tanpa disertai dengan pengawasan dan pengendalian, maka mustahil proyek dapat berjalan dengan baik.

Tujuan pengawasan dan pengendalian adalah memantau, mengkaji mengadakan koreksi, dan membimbing agar yang telah ditetapkan bisa terlaksana sesuai dengan perencanaan. Pelaksanaan proyek berlangsung dengan sangat cepat sehingga bila tidak dilakukan pengawasan dan pengendalian yang cukup akan mengakibatkan terjadinya penyimpangan yang sulit untuk diperbaiki. Sistem pengendalian yang realistis perlu dilengkapi dengan metode yang dapat segera memberikan petunjuk atau mengungkapkan adanya penyimpangan (varian).

Penyimpangan

Mengidentifikasi penyimpangan berarti menganalisa data-data pelaporan pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu dan membandingkannya dengan yang telah direncanakan. Pewrbedaan pada jadwal berarti penyimpangan terhadap waktu, sedangkan perbedaan terhadap biaya berarti penyimpangan terhadap anggaran. Macam penyimpangan yang sering ditemui dalam melaksanakan proyek adalah :
Penyimpangan waktu terhadap jadwal
Penyimpangan biaya terhadap anggaran.
Tanggal mulai terhadap rencana.
Tanggal selesai terhadap rencana.
Jumlah sumber daya terhadap anggara.

Konsep nilai hasil

Selain dapat menunjukkan prestasi kegiatan, earned value concept dapat pula memperkirakan keadaan masa depan proyek. Proyeksi masa depan proyek merupakan informasi yang sangat berguna bagi pengelolaan maupun pemilik, karena dengan informasi tersebut dapat disusun langkah-langkah selanjutnya.

Konsep nilai hasil atau earned value consept adalah menghitung besarnya biaya yang menurut anggaran sesuai dengan kegiatan yang telah diselesaikan.

Mengitegrasi Anggaran dan Jadwal

Metode kurva S bertujuan mengetahui nilai kegiatan yang telah diselesaikan. Dengan demikian, tercermin kemajuan pelaksanaan kegiatan yang direncanakan dalam kontrak. Berbeda dengan metode earned value yang mengidentifikasi antara biaya yang dikeluarkan dengan yang direncanakan. Metode tersebut memadukan unsur-unsur prestasi, biaya, dan jadwal.
Analisa dengan metode tersebut memerlukan indikator-indikator sebagai berikut:
ACWP (Actual Cost of Work Performance) yaitu jumlah biaya yang sesungguhnya terpakai untuk kegiatan yang telah dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu.
BCWP (Bubgeted Cost of Work Performance) yaitu jumlah anggaran yang yang senilai untuk kegiatan yang telah dilaksanakan.
BCWS (Bubgeted Cost of Work Scheduled) yaitu anggaran yang direncanakan untuk kegiatan yang dilaksankan.

Analisa Penyimpangan Jadwal dan Biaya

Melalui indikator di atas, kinerja pengelolaan biaya dan jadwal dapat diklsifikasikan sebagai berikut:
Perbedaan Jadwal (Schedule Variance), SV = BCWP-BCWS
Schedule Variance = 0, proyek tepat waktu
> 0, lebih cepat
< cv =" BCWP-" variance =" 0,"> 0, biaya lebih kecil/hemat
< spi =" BCWP/BCWS" spi =" 1,"> 1, proyek lebih cepat
< cpi =" BCWP/ACWP" cpi =" 1,"> 1, biaya proyek lebih kecil
< etc =" (BAC-BCWP)/CPI">Mempercepat Waktu Penyelesaian

Waktu yang disediakan oleh pemilik proyek terkadang sangat terbatas. Hal tersebut dikarenakan keterlambatan dalam perencanaan atau keperluan mendesak untuk segera menyelesaikan poroyek. Hal lain bisa karena perubahan situasi pasar. Setelah kegiatan berlangsung beberapa waktu, pemilik ingin mempercepat penyelesaian proyek agar produksi yang dihasilkan dapat mengisi pasar mendahului saingannya. Kekurangan waktu juga dapat terjadi karena kendala-kendala lapangan.

Percepatan Jadwal

Untukdapat menyelesaikan proyek dengan waktu yang tersedia, jadwal pelaksanaan pada kegiatan-kegiatan yang berada pada lintasan kritis perlu dipercepat. Cara terbaik untuk mempercepat selesainya suatu kegiatan adalah dengan menambah sumber daya sehingga produktivitas perharinya meningkat. Akan tetapi keterbatasan sumberdaya seringkali menjadi hambatan yang sangat serius. Ada beberapa langkah yang diambil untu dapat mempercepat proyek tanpa menambah sumberdaya yang telah ada.

- Tanpa Tambahan Biaya
Untu dapat menyelesaikan kegiatan lebih cepat, biasanya biaya tambahan yang dibutuhkan lebih besar dari harga standar. Akan tetapi ada beberapa cara/kiat untuk mempercepat jadwal proyek tanpa menambah biaya, yaitu mengatur kembali jadwal yang terlambat.

- Kegiatan Tumpang Tindih
Setiap kegiatan di dalam proyek memiliki hubungan ketergantungan, dimana sebuah kegiatan tidak berarti bila tidak bermanfaat bagi kegiatan lainnya. Penghubung tugas memerlukan hubungan malai – selesai (finish to start) antar tugas yang dipilih. Jika suatu kegiatan selesai, kegiatan berikutnya bisa dimulai. Akan tetapi aturan dasar tersebut akan banyak menghabiskan waktu. Pemendekan waktu dapat dilakukan dengan penumpukan kegiatan sehingga akan mempercepat waktu tunggu dimulainya suatu tugas. Usaha menyusun kembali urutan kegiatan yang mengikuti logika ketergantungan akan dipermudah dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan berkut:
Kegiatan apa yang harus dimulai terlebih dahulu
Kegiatan apa yang berikutnya akan dikerjakan
Adakah kegiatan-kegiatan yang dapat berlangsung sejajar
Pelukah kegiatan tertentu menunggu kegiatan yeng lain.

-Memutus atau Memindahkan Hubungan Ketergantungan.
Hubungan ketergantungan antar kegiatan terkadang juga berdasarkan pemanfaatan tenaga kerja bukan secara teknis. Hubungan ketergantungan yang demikian dapat diputuskan atau memindahkannya apabila ketergantungan tersebut dapat menyebabkan keterlambatan.

- Saling Tukar Tenaga Kerja
Penambahan tenaga kerja pada kegiatan yang berada pada lintasan kritis dapat mempercepat selesainya proyek. Akan tetapi, keterbatasan tenaga kerja selalu menjadi kendala. Cara lain untuk menambah tenaga kerja pada kegiatan lintasan kritis adalah dengan mengambil atau memindahkan tenaga kerja yang berada pada kegiatan yang tidak kritis. Akibat hal tersebut, kegiatan yang dipindah tenaga kerjanya menjadi tertunda. Selama kegiatan tersebut tertunda dalam batas waktu luang (free float) tidaklah menjadi masalah. Metode saling tukar tenaga kerja dapat dipakai bila tenaga kerja yang dipertukarkan memiliki keahliah yang sama. Akan tetapi bila keahliannya berbeda, mereka tidak dapat dipertukarkan.

- Membeli Waktu dengan Biaya
Kegiatan-kegiatan dapat diselesaikan dengan biaya normal dan waktu normal pula, Jika ingin diselesaikan dengan waktu dipercepat, maka biaya akan meningkat. Proses mempercepat waktu dikenal dengan cresh program. Cara tersebut dapat dilakukan apabila penambahan jumlah sumber daya ( tenaga kerja, material,peralata,biaya) tidak menjadi kendala.

- Penambahan Sumber Daya Berkualitas
Penambahan sumber daya yang kualitasnya lebih baik dapat mempercepat waktu kegiatan, namun biaya penggunaan sumber daya tersebut berbeda dengan biaya sumber daya yang normal. Prosedur untuk mempersingkat waktu dengan penambahan sumber daya adalah sebagai berikut:
Tentukan lintasan kritis yang sangat berpengaruh terhadap waktu akhir proyek
Tentukan biaya normal masing-masing kegiatan
Menghitung penambahan (slope) masing-masing kegiatan
Mempercepat kegiatan pada lintasan kritis yang penambahan biayanya paling murah

Penambahan Waktu Kerja atau Lembur

Penambahan tenaga kerja seringkali menjadi hambatan. Hal tersebut disebabkan sulitnya mencari tenaga kerja yang terampil atau sesuai dengan kebutuhan. Keterbatasan ruang kerja untuk menyelesaikan kegiatan juga mengakibatkan tidak efektifnya penambahan tenaga kerja. Metode yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi keterlambatan proyek adalah dengan penambahan jam kerja atau lembur, dimana penurunan kinerja dan penambahan biaya tenaga kerja pada penambahan waktu tetap ditoleransi.
Pelaksanaan metode lembur harus terlebih dahulu memenuhi kriteria-kriteria berikut:
- bersedianya pekerja untk lembur
- adanya ijin dari owner/pemilik proyek
- tersedianya sarana untuk melaksanakan kerja lembur

Semoga uraian da atas dapat bermanfaat bagi para pembaca, terutama bagi para penelola proyek

Tuesday, September 11, 2007

MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK

1. Konsep Manajemen Proyek
Manajemen proyek perangkat lunak ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan perangkat lunak faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
1.1. Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. Orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. Tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
3. Posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
4. Pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. Teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. Struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. Lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.

Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi

Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
· Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah
ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila
diterapkan dengan benar.
· Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang
pekerjaannya lebih jelas sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal
kerja, kontrol inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti
produksi.
· Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif,
dan sangat tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan
merupakan pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.

2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
· Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk
· meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan produktivitas.
· Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai standar.

3. Manajemen tingkat atas (strategik)
· Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
· Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya adalah pengarahan dan perencanaan.
· Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
· Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi perusahaan-perusahaan pesaing).

2. Kebijakan dan Perencanaan Proyek Perangkat lunak
Suatu perangkat lunak dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.
2.1. Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan perangkat lunak dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)
2.2. Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
2.3. Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
· Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
· Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
· Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
· Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
· Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
· Membuat laporan perencanaan sistem
· Meminta persetujuan manajemen

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
· Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
· Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
· Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
· Melakukan studi kelayakan
· Menilai kelayakan proyek sistem
· Membuat usulan proyek sistem
· Meminta persetujuan manajemen

3. Perkiraan Proyek Perangkat lunak
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya perangkat lunak dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya.
Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :
Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama
Menggunakan teknik dekomposis
Menggunakan satu atau lebih model empiris

Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :

1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.

2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
- Mudah menentukan waktu kendur

3. Penjadwalan proyek berbasis komputer
Penggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project.

Proses pengembangan perangkat lunak dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk perangkat lunak (program aplikasi).
Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan perangkat lunak (PL) tersebut.
Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan perangkat lunak (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.